ВАЖЛИВО врахувати, що запис необхідно робити на кожну дію окремо. Відповідно, одна довіреність - один запис, дві нотаріально засвідченні заяви - два записи.
Порядок вчинення нотаріальних дій визначається статтею 38 Закону про Нотаріат України, статтею 44 Консульського Статуту України, Положенням про порядок учинення нотаріальних дій в дипломатичних представництвах та консульських установах України та іншими актами законодавства України.
Нотаріальне діловодство в дипломатичних та консульських установах України за кордоном ведеться виключно українською мовою.
Нотаріальне посвідчення документів проводиться в приміщенні Консульства у години прийому відвідувачів.
Текст подається виключно у форматі Word в електронному вигляді на адресу електронної пошти: [email protected] з приміткою у темі повідомлення «нотаріат» та датою запланованого вчинення дії згідно з даними попереднього запису.
Вчинення нотаріальних дій може бути відкладене при необхідності витребування додаткових відомостей чи документів або направлення документів на експертизу, а також на інших підставах, передбачених законодавством України. У цьому випадку необхідно повторно здійснити попередній запис на прийом і призначити нову дату вчинення нотаріальної дії.
Довіреності, заяви та інші документи підписуються заявником особисто в присутності консульської посадової особи.
Консульська посадова особа не приймає для вчинення нотаріальних дій документи, якщо вони не відповідають вимогам законодавства України, можуть за своїм змістом завдати шкоди інтересам України, або містять відомості, що порочать честь і гідність громадян.
Не приймаються для вчинення нотаріальних дій документи, що мають підчистки або дописки, закреслені слова чи інші незастережені виправлення, а також документи, написані олівцем або чорнилами, що зникають.
Під час звернення необхідно пред’явити такі документи:
— паспорт громадянина України для виїзду за кордон та/або паспорт громадянина України (внутрішній паспорт-книжка або ІD-картка);
— примірник документа, який необхідно посвідчити або засвідчити та обов'язково його електронну версію;
у разі відсутності власного примірника, оберіть нижче необхідний зразок, заповніть його та надішліть у форматі WORD (.doc / .docx) на адресу електронної пошти: [email protected], зазначивши в темі повідомлення ПІБ, дату та час запису;
Зразки документів для засвідчення:
— довідку про присвоєння ідентифікаційного номеру платника податків (або її копію);
— квитанцію про сплату консульського збору (згідно з Тарифами);
— інші документи, необхідні для вчинення нотаріальної дії (свідоцтво про право власності на нерухоме майно, свідоцтво про народження дитини, свідоцтво про шлюб, свідоцтво про смерть тощо).
При посвідченні договорів майнового характеру додатково треба вказати відомості:
— для юридичних осіб-резидентів – відомості про найменування, місцезнаходження та ідентифікаційний код згідно з Єдиним державним реєстром підприємств та організацій України;
— для юридичних осіб-нерезидентів – найменування, місцезнаходження та державу;
— для громадян України – прізвище, ім’я, по-батькові, адреса постійного місця проживання та ідентифікаційний номер згідно з Державним реєстром фізичних осіб – платників податків та інших обов’язкових платежів;
— для іноземців та осіб без громадянства – прізвище, ім’я, по батькові (за наявності), громадянство, адресу місця проживання.
Ненадання відомостей або документів на вимогу консульської посадової особи є підставою для відкладення, зупинення нотаріальної дії або відмови в її вчиненні.
При вчиненні нотаріальних дій консульська посадова особа встановлює особу заявника.
Встановлення особи громадянина України здійснюється за чинним паспортом громадянина України для виїзду за кордон та/або паспортом громадянина України (внутрішній паспорт-книжка або ІD-картка).
Встановлення особи іноземця здійснюється за паспортним документом, оформленим відповідними органами держави громадянства.
Правоздатність юридичної особи встановлюється на підставі установчих документів та документів про реєстрацію; також перевіряються повноваження представника юридичної особи.
Помилки у документах, що подаються до Консульства для посвідчення, призводять до неможливості подальшого використання документа та необхідності оформлення нового документа та повторної сплати консульського збору.
У цьому зв'язку рекомендуємо:
УВАГА! Своїм особистим підписом заявник підтверджує, що в тексті все правильно і документ відповідає його волі. Варто бути максимально уважними!
Після підпису заявником нотаріального документа та його засвідчення консульською посадовою особою, внесення жодних змін, уточнень чи доповнень не вбачається можливим. У разі їх виявлення після посвідчення консульською посадовою особою, Ви будете змушені оформити новий документ та повторно сплатити консульський збір.
Відповідальність за правильне зазначення персональних даних в нотаріальному документі несе заявник.
ДОВІРИТЕЛЬ ВІДПРАВЛЯЄ ДОВІРЕНІЙ ОСОБІ В УКРАЇНУ ОРИГІНАЛИ ОФОРМЛЕНИХ В КОНСУЛЬСТВІ ДОВІРЕНОСТІ ТА ЗАЯВИ НА ВНЕСЕННЯ ДОВІРЕНОСТІ ДО ЄДИНОГО РЕЄСТРУ ДОВІРЕНОСТЕЙ. ДОВІРЕНІСТЬ ВНОСИТЬСЯ ДО РЕЄСТРУ БУДЬ-ЯКИМ НОТАРІУСОМ В УКРАЇНІ.
Нагадуємо, що з 18 травня 2024 року чоловіки віком 18-60 років, які перебувають/проживають за кордоном, мають можливість подати заяви на отримання консульських послуг.
Згідно з новим законодавством, поряд із документами, які необхідні для отримання обраної консульської послуги, такі заявники мають також подати свій військово-обліковий документ в електронному вигляді.
Електронний військово-обліковий документ для отримання консульських послуг можна не подавати у трьох випадках:
По-перше, якщо йдеться про оформлення посвідчення особи на повернення в Україну (т.зв. «білий паспорт»).
По-друге, коли консульська дія вчиняється в інтересах дитини, другий з батьків якої є іноземцем або особою без громадянства.
По-третє, якщо за консульською послугою звертається арештований або позбавлений волі заявник.